Lo primero que se nos viene a la cabeza cuando hablamos de Excel es la realización de operaciones de manera rápida y eficaz, la creación de bases de datos, generación de gráficos para informes y cuadros de mando que nos permitan tener una imagen rápida y clara de nuestra situación.
Sin embargo, nos sentimos abrumados por la herramienta, ya que no tenemos claro cómo hacer lo que queremos, normalmente por la falta de conocimientos de su funcionamiento.
Debemos tener varias cosas claras: Qué queremos lograr, cómo lo queremos y bastante importante, qué formulas y funciones tenemos que usar.
El qué queremos es evidentemente lo que necesitamos que nos sirva para nuestro objetivo, ya sea, obtener los costes de un producto, la cantidad de material que necesitamos, categorizar los gastos o ingresos que tenemos, presupuestos, etc.
¿Cómo lo queremos? ¿Necesitamos que se vea reflejado en un documento para su impresión y compartirlo? ¿Será solo un lugar de consulta? ¿Queremos que los resultados que obtengamos aparezcan en un documento de venta? ¿Tarifas?
Estos puntos iniciales forman parte de la planificación, paso necesario para poder enfocar el diseño de la hoja de cálculo y por supuesto identificar las fórmulas, funciones y utilidades que debemos usar para lograr nuestro objetivo.
Una buena planificación nos ayudará a no dar saltos de un lado para otro, ahorrando tiempo y quebraderos de cabeza cuando nos ponemos manos a la obra.
Dicho así suena muy bien, si lo pensamos bien, no he aclarado mucho, ¿verdad? Bueno, pues vamos a poner un ejemplo práctico creando una herramienta que nos facilita el total de materia prima y su coste para la fabricación y su precio venta de un producto: Una lámpara de mesa. (lo voy a simplificar mucho, por la falta de conocimiento total, y por hacer una hoja de cálculo fácil de realizar).
Vamos a determinar los siguientes componentes:
Así que, ¡¡¡Adelante!!!
AVISO. - No le daré formato a las celdas, bueno quizá un poco, por lo que la visión del Excel será un tanto plana, ahora me centro en las fórmulas.
Primero introducir los componentes en una columna, en la siguiente el coste que tienen, en la tercera las cantidades que nos hacen falta para la fabricación de una lámpara:
En la columna coste vemos los números planos, sin formato. Por lo que vamos a darle formato de moneda para que aparezca el símbolo €, para saber que es el coste por unidad. En la celda del coste del cable pondré un formato de moneda personalizado, para indicar que el coste es por cada metro de cable.
Bien, ahora vamos a realizar la fórmula para que nos dé el total de coste por cada artículo, que no es más que multiplicar la cantidad por el coste.
Esto lo podemos hacer bien indicando que multiplique las celdas indicadas con el asterisco (*). También podemos usar la función Producto.
Ahora solo toca realizar esta operación en todas las celdas de total, pero para no tener que introducir a mano copiamos la fórmula de esta celda en las correspondientes al total.
Como las referencias son relativas el resultado será el adecuado.
¡Perfecto!
Solo tenemos que sumar todos los importes de los totales para obtener el coste de nuestra lámpara, ¿Cómo? Bien seleccionando las celdas con el signo (+) entre ellas, lo que lleva un ratillo y es poco práctico, o bien con la función SUMA y seleccionando el rango de celdas que queremos sumar:
Quedando este resultado:
Ahora sabemos que el coste de una lampara es de 22.61 €.
¡Genial!
Si queremos obtener el importe de la fabricación de varias lámparas, solo debemos crear una fórmula que multiplique este importe por el número de unidades que queremos, para lo que creamos una celda que lleve por encabezado Número de lámparas y otra en la que nos dé el producto de los costes totales:
¡Ya tenemos los costes!
Calculamos el porcentaje de beneficio sobre venta del producto para obtener el PVP, el total de ventas por PVP y el de beneficios obtenidos:
Ahora sabemos que PVP tiene un 30% de margen hasta llegar al coste, y así poder jugar con él en caso de aplicar descuentos.
Añadimos los totales del PVP y del beneficio y listo:
Y, ¡por fin! Tenemos la ficha de nuestro producto: Lámpara; lo que nos cuesta, lo que queremos ganar, por cuanto lo venderemos según el margen deseado y sus totales.
Añadimos la imagen, le damos un poquito de formato, y:
Nuestra ficha de producto está realizada.